大师轻松读736:專注的自由 從此不再被打擾和分心3步驟

做更少成就更多的生產力系統

今日生產力的關鍵,不是嘗試壓榨出更多東西,而是集中注意力做對的事。如果你能在每天的開始,明確知道你最重要的優先要務;然後在每天結束時,滿懷成就感,你就會成功。

我們現在可以說是處在一個「分心經濟」或「注意力經濟」的環境,幾乎每個人都想利用你的注意力獲利。注意力也因此成了稀有資源。如果你不小心,就會把最寶貴的資源用在達成別人的目標。

今日生產力的關鍵,不是嘗試壓榨出更多東西。在面對一天24小時、全年不停歇的分心雜務時,你應該集中注意力做對的事。雖然聽起來很棒,但是在真實世界怎麼辦得到?一個不錯的3步驟系統,可協助達成此目標:

Step 1 停下來

你無法在忙亂的活動中做出聰明決策,因此請按下暫停,進行以下3個動作:

闡明──渴望提高生產力固然很好,但首先你必須弄清楚,為什麼你要煩惱這些事。人們準備開始提高生產力時,通常是為了追求效率或追求成功。但是在21世紀知識經濟環境下,更有效率只會讓你做更多工作。把成功當目標當然很好,但你是否曾具體定義「成功」對你來說代表什麼意義?作者認為生產力最終的目標,應該是讓你獲得自由,自由地把時間和精力投入在你覺得最重要的事物上。

評量──當你搞清楚自己要往哪裡走之後,下一步就是確認自己現在身在何處。最簡單的方法就是,追蹤你每天花最多時間在生產力的哪一區。真正的生產力是指做更多你充滿熱情,而且非常精通的工作。

恢復──你要記得,你做任何事都不能讓一天多出一小時,但你可以做一些事,為你每小時的工作增加更多活力。你要確保自己每天睡得好、飲食均衡、每天運動、而且要和你喜歡的人來往,為你帶來刺激和鼓舞。同時也要玩樂、反省和放空,這些都會讓你變得更有生產力。

Step 2 砍下去

幾乎每個人都有做不完的工作,你可以而也應該用以下方法減少工作:

消滅──每個人的時間都是固定的,你必須清楚認知,你一定得有所取捨。不要覺得不安,反而削去愈多愈好。當你注視行事曆和待辦清單時,你希望只看見對的事情。

自動化──自動化是確保你投入更多時間在生產力工作的好方法,而且方法很簡單,不用多高深的科技。例如你可以將每天做的事透過一些日常慣例、儀式或習慣,讓你每天能更簡單完成更多工作。

委派──做好更多工作的另一個合理方法就是複製你自己,你可以按照不同的授權等級,將事情委託他人處理。對於培養團隊成員來說,這也是必然要發生的過程。

Step 3 動起來

砍掉不必要的任務後,你可以更積極啟動你的「請勿打擾」策略,累積動能及保持專注力,執行更多提升價值的高槓桿任務:

合併──把類似工作聚集在同一時間區塊,這樣就不會浪費時間,在不同類型的任務之間轉換。關鍵在於你應該規畫你一周的理想工作,讓你的各種活動達成適當平衡。

指定──對多數人來說,提高工作生產力的真正挑戰在於以系統性方式,決定何時何地應該做什麼。達成此目標的最好方法就是進行一周預覽,也就是坐下來,設計你的一周,指定你的每周3大任務,再依此排定每日3大任務。

啟動──安排好上述活動保護你的工作時間不被打斷後,你也必須發動攻擊,預先採取行動打造更多有生產力的時間。對多數人來說,這是指對抗干擾和分心。提醒自己,如果你想要擁有專注的自由,你就不能花一整天處理其他人的優先任務。這麼做永遠不會為你帶來你想要的結果。

就像任何系統一樣,想要進入此系統的流程,你需要花一段時間。每當你的生產力遭遇路障時,只需要回到系統的3項主要步驟:停下來、砍下去、動起來。

「該是時候按下你人生的『重置』按鈕,然後安裝一套系統,確保你的時間和精力都用來完成個人及工作上最重要的目標。我指導過的最富生產力的企業領導人,都認同生產力不是做更多事情;而是做對的事情。你能想像嗎?你能想到當你充分掌控時間分配,能夠決定如何善用寶貴精力,以及當你過了充滿生產力、心滿意足的一天,躺到枕頭上時仍然活力充沛的景象嗎?我希望你能辦到,因為那一刻即將到來。你確實可以做得更少卻成就更多。」──麥可.海亞特


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