大师轻松读 NO.763 跟好萊塢學3分鐘簡報

简报关键3分钟

提供信息、吸引参与,然后确认你可以做到。这就是你说服别人接受你的提案所要达成的事,而且过程不能太长,一开始的3分钟将是关键。

如果你问一般销售人员要怎么做简报,他们通常会说:
■ 你的简报必须非常厉害,让人看到你的才华和创意,这样才能引起别人的注意。
■ 你需要提供很多、很多信息。因为产品或服务通常都很复杂,很难在3分钟内解释清楚。
■ 你要做很长、很详细的介绍。只有了解所有细节,人们才会买单。

然而作者却认为,每次你做简报或试图影响别人时,他们几乎总是在头3分钟或更短时间内就有定见,这不是你的错──人类与生俱来的思考模式就是如此,而且现代人的专注时间比以往更短。

因此,每当你想影响别人的时候,一定要把握头3分钟,把你的构想浓缩成几个最吸引人、最令人难以抗拒的元素,引导你的观众得出正确结论。重点在于说你该说的话,而不是所有你想说的话。

做出精采的3分钟简报

回想一下你一生中买过的任何东西,你的脑海将会浮现一个「合理化的故事」,来为自己的决定找到正当理由。3分钟法则就是运用这套逻辑,协助听众迅速且简洁地打造出这种合理化的故事。

制作3分钟简报需要两个步骤:

1简化和识别最重要的元素──先把你脑中想到关于产品或服务的字眼逐一写下来,然后按照「WHAC」分为4类。再以最简单、最直接的方式,描述你提供的产品或服务。完成数十个价值陈述后,看着这些价值陈述,然后对自己说:「我不明白,为何这很重要?」迫使你思考如何解释这些价值陈述的重要性。「WHAC」是指:
■ WHAT IS IT?——这是什么?这点能描述你的产品或服务吗?
■ HOW DOES IT WORK?——如何运作?产品或服务如何可行,以及为何可行。
■ ARE YOU SURE?——你确定吗?这点能证实你说的吗?
■ CAN YOU DO IT?——你做得到吗?这点能证明你有执行能力吗?

2使用3段法进行简报──步骤1结束时,你可能已经想出大概40至50个价值陈述。此时的挑战是,把这些过滤到剩下25个左右的价值陈述,以此作为3分钟简报的素材。在这样的过程中,听众将:
■ 透过「这是什么?」和「如何运作?」快速掌握情况。
■ 当他们理解基本概念和个中价值,才会去寻求验证「你确定吗?」
■ 最后才看「你做得到吗?」,然后做出决定。

最后来个画龙点睛

3分钟简报不只是把长篇大论浓缩成轻盈的3分钟,而是要把3分钟变得够有感染力、够吸引人,好让你的信息以最有效的方式传达出去。吸引观众专注,进而产生好奇和渴望。所以,完成3分钟简报的基本雏型之后,再来就要进行最后加工,让它更生动:

1加个钩子──某个会让你不禁赞叹「啊,好厉害」的东西或元素。好莱坞的方法是先抓住观众的注意力,再用故事引导他们得出你想要的结论。如果观众完全理解你的产品或服务,你问他们:「最棒的部分是什么?」,他们的答案可能就是你的钩子。

2找出你的优势所在──看看你的信息,哪点可以让人惊呼『这是真的吗?』仔细检查你的陈述和你的钩子,在你脑海中想象最能体现这些陈述的那个时刻,哪个最生动、最简短、最讨人喜欢,而且还有点酷?

3预先利用你的弱点──你推销的任何构想都不可能百分之百完美,每个新构想或机会肯定都有一些明显缺点,你必须预期到这点,并且大方点出来,让观众一起帮你解决这个问题。结果真的管用。

4知道如何开场与结尾──做好你的3分钟简报之后,就要开始思考如何制造让人记忆深刻的开场与结尾。一个理想的开场应该告诉观众,他们为何应该关心你的构想。用一个故事说明你「存在的理由」,描述你今天为何站在他们面前简报。那么又该如何结束一段3分钟简报呢?最好的方式就是停止讲话,让观众开始提问。

「现在的观众只想要信息。他们要信息来得快速、清晰而且简洁。他们必须先对你的构想产生概念,体会到这对他们有何利益,然后才能藉由可能的参与或后续探询把你的构想化为真实。你有3分钟的时间,我也是。」──布兰特.平维迪克

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